Trois jauges pour un même lieu
Un lieu annonce presque toujours trois chiffres, et ils ne mesurent pas la même chose. La jauge cocktail est la plus élevée : tout le monde debout, quelques mange-debout, une circulation possible. La jauge assise descend de 40 à 60 % : il faut des tables, des chaises et un passage entre elles. La jauge conférence se situe entre les deux, chaises en rangs sans table.
Sur notre catalogue, le rapport moyen entre cocktail et dîner assis est d'environ deux pour un. Un lieu qui annonce cent en cocktail reçoit rarement plus de cinquante à table, et jamais avec une piste de danse en plus.
Le chiffre à retenir n'est donc pas la capacité maximale mais celle qui correspond à votre format. Une soirée qui commence en cocktail et se poursuit en dîner assis doit tenir sur la jauge assise, pas sur la jauge cocktail.
Combien de mètres carrés par personne
Les ratios ci-dessous se vérifient sur les lieux que nous référençons, dont la médiane tourne autour de 1,2 m² par invité en cocktail. En dessous d'un mètre carré, le lieu est plein au point que les gens ne circulent plus, ce qui n'est pas toujours un défaut pour une soirée dansante mais devient pénible pour un cocktail où l'on parle.
| Format | Surface par personne | Pour 100 invités |
|---|---|---|
| Cocktail debout, sans piste | 1 m² | 100 m² |
| Cocktail avec bar et piste de danse | 1,5 m² | 150 m² |
| Dîner assis, tables rondes | 2 m² | 200 m² |
| Dîner assis puis soirée dansante | 2,5 m² | 250 m² |
Le lieu trop grand, l'erreur la plus fréquente
Une soirée de soixante personnes dans un lieu prévu pour deux cents ne se remplit pas : les invités se regroupent près du bar, le reste reste vide, et l'ambiance ne prend jamais. Le phénomène est mécanique et n'a rien à voir avec la décoration.
La règle empirique qui marche : viser un lieu dont la jauge annoncée est de 20 à 30 % supérieure à votre effectif attendu, pas davantage. Soixante-dix invités appellent un lieu annoncé pour quatre-vingt-dix, pas pour cent cinquante.
L'exception est le dîner assis, où la contrainte n'est pas l'ambiance mais le plan de table : là, il faut de la marge, parce qu'une table de plus se rajoute toujours à la dernière minute.
Prévoir le taux de présence
Entre les invitations envoyées et les personnes présentes, l'écart est constant. Pour un mariage, comptez 85 à 90 % des confirmés. Pour une soirée d'entreprise en semaine, 70 à 80 %. Pour un afterwork, 60 % suffit à être optimiste.
Cet écart joue dans les deux sens sur le budget : il fait perdre de l'argent sur un forfait par personne à minimum garanti, et il en fait gagner sur une location sèche où le traiteur se cale tard.
Le bon réflexe est de réserver le lieu sur l'effectif confirmé et le traiteur sur l'effectif attendu, en gardant une clause d'ajustement à la baisse jusqu'à une semaine avant.
La répartition des jauges de notre catalogue
Sur 55 lieux, 11 tiennent moins de 80 personnes en cocktail, 25 entre 80 et 150, et 19 au-delà de 150. La plus petite jauge est de 50, la plus grande de 500, la médiane de 100.
Questions fréquentes
Une capacité de 100 personnes veut-elle dire 100 places assises ?
Non. Sauf mention contraire, une capacité annoncée est une jauge cocktail, tout le monde debout. Le nombre de places assises est généralement de 40 à 60 % inférieur.
Peut-on dépasser la jauge annoncée d'un lieu ?
Non. Elle découle de la classification de sécurité de l'établissement, pas d'un choix commercial. Un dépassement engage la responsabilité de l'exploitant et de l'organisateur.
Comment savoir si un lieu tiendra une piste de danse ?
Comptez 0,5 m² supplémentaire par personne susceptible de danser, soit environ un tiers de vos invités. Sur cent personnes, cela représente une vingtaine de mètres carrés à réserver, et donc à retirer de l'espace de circulation.